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如何防止Excel單元格區域內重復錄入數據?

時間:2016-06-22 17:25來源:未知 作者:admin 點擊:

Excel技巧:如何防止Excel單元格區域內重復錄入數據?

上期發布的Excel數據有效性的技巧受到大家的喜愛,看來大家對控制單元格數據的錄入的需求很高。今天給大家發布一個有關防止重復錄入數據的數據有效性技巧。

場景:適合公司人事、行政、財務、銷售等進行Excel表格模板定制的辦公人士。

問題:如何防止Excel單元格區域內重復錄入數據?

解答:利用Excel的數據驗證(數據有效性)功能搞定。

例如要對下圖表格中的型號設置單價,由于提前已經知道每種型號的價格都不一樣,所以希望填寫價格的人員不要重復錄入相同的單價,只要單價相同就不允許錄入。

具體操作如下:選中“單價”對應的數據區域,單擊 “數據”-“數據驗證(Excel2013之前版本叫做數據有效性)”按鈕。然后在新彈菜單中,設置“允許”為自定義,公式=countif($D$3:$D$11,D3)=1確定后搞定。(下圖4處)

如何防止Excel單元格區域內重復錄入數據?

關鍵就是這個公式里面的函數:countif,這個函數主要進行條件統計個數,比如統計公司里面女性有多少,男性有多少。這里是這個函數的妙用,上面這個公式的意思就是,如果在D3:D11這個區域里面,D3的個數為1,則才允許錄入數據,否則就不允許錄入。以此類推,D4,D5,D6都需要判斷,所以D3不需要在前面加入美元符號。

確定后,趕緊來測試一下效果,單價列輸入相同的30,系統則不允許第二個30錄入。
如何防止Excel單元格區域內重復錄入數據?

總結:“Excel2013的數據驗證”在Excel2010中叫做“數據有效性”,數據有效性是Excel定制工作模板中非常重要一種技巧。大家有興趣可以深入研究,也會后續技巧中發布。

該技巧Excel007版本及以上有效。

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